مدیریت زمان امروزه در بسیاری از کشورهای پیشرفته و صنعتی بعنوان یکی از بنیادی ترین اصولی قلمداد میگردد که مدیران را در راستای اهداف استراتژیک خود هدایت مینمایند . یکی از مهمترین عواملی که ذهن محققین را بخود مشغول داشته سفرهای درون شهری و برون شهری اشخاصی است که بواسطه شغل خود میبایست در جلسات مختلفی حضور یابند .طبق آمار غیر رسمی در بسیاری از کشورهای در حال توسعه در حدود 28% از وقت مفید مدیران در سفرهای درون شهری و برون شهری اتلاف میگردد . بدیهی است اینگونه سفر ها علاوه بر اتلاف وقت اتلاف انرژی را نیز بدنبال خواهد داشت و در نتیجه راند مان کاری اینگونه اشخاص در مقایسه با کشورهای صنعتی و پیشرفته کاهش می یابد .
معضل اتلاف وقت اینگونه سفرها تنها گریبان گیر مدیران دولتی و خصوصی نبوده و جامعه گسترده دانش پژوهان را نیز تحت الشعاع قرار داده است. اینک زمان آن فرا رسیده که با بهره گیری از تکنولوژی روز و تجربیات کشورهای پیشرفته این معضل را برطرف نمود و گامی مثبت در راستای مدیریت زمان خود برداشت.

یکی از راهکارهای که با استفاده از تکنولوژی روز در حل این مسئله بسیار کارآمد و مفید واقع شده است سیستم ویدئو کنفرانس میباشد . سیستم ویدئو کنفرانس یکی از ابزارهای کارآمدی بشمار میرود که بواسطه آن از اتلاف بخش قابل توجهی از زمان مفید روزانه جلوگیری میشود با استفاده از این سیستم اشخاص میتوانند بدون نیاز به جابجائی فیزیکی، و تصمیمات و نتایج لازم را در جلسات اتخاذ نمایند . با عنایت به مطالب مذکور و روند روبه رشد سیستم های ویدئو کنفرانس بررسی جزئیات سیستم مذکور ضروری بنظر میرسد .
تعریف سیستم ویدئو کنفرانس :
ویدئو کنفرانس سیستمی است که بواسطه آن و با کمک یک بستر مخابراتی مناسب ارتباط صوتی و تصویری بین دو یا چند نقطه بصورت همزمان برقرار و اشخاص حاضر در این نقاط میتوانند بصورت همزمان صدا و تصویر طرف مقابل خود را دریافت نمایند. این جلسات همانند جلسات حضوری برگزار و از کیفیتی مشابه برخوردار میباشند .
بستر مخابراتی که سیستم فوق جهت انتقال صدا و تصویر از آن استفاده مینماید میتواند چند نقطه کاملاً متمایز کره زمین را به یکدیگر متصل نماید . حداقل سرعت بستر مخابراتی که بواسطه آن میتوان 2 نقطه را بوسیله سیستم ویدئو کنفرانس به یکدیگر متصل نمود 64 Kbps   میباشد .
با توجه به آنکه جهت دیدن تصویر طرف مقابل با کیفیت قابل قبول حداقل 25 فریم در ثانیه میباشد این سئوال مطرح میگردد که چگونه خطوط مخابراتی با پهنای باند 64 KBPS  جوابگوی این مهم میباشد . یکی از اصولی که در انتقال تصاویر سیستم ویدئو کنفرانس میبایست توسط سازنده سیستم در نظر گرفته شود فشرده سازی تصاویر میباشد با این دید که در هر فریم تنها اطلاعات نقاطی از تصاویر فریم جدید منتقل گردد که نسبت به فریم قبل تغییراتی در آن بوجود آمده و اطلاعات تصاویر تغییر نیافته انتقال نمی یابد .
با کمک روش فشرده سازی تصاویر میتوان با حداقل پهنای باند خطوط مخابراتی (64 kbps  ) سیستم ویدئو کنفرانس را برقرار نمود برای انتقال تصاویر در سیستم ویدئو کنفرانس گروهی حداقل سرعتی که در نظر گرفته شده بین 128 kbps  تا 2 mbps  میباشد و در غالب موارد 384 kbps   سرعت قابل قبولی میباشد در سیستم های ویدئو کنفرانس گروهی بجای برقراری ارتباط بین چندین نقطه در مناطق جغرافیائی مختلف به یکدیگر متصل میگردد .
نکته قابل توجه آنکه حداقل سرعت خطوط مخابراتی مذکور توانائی برقراری سیستم ویدئو کنفرانس را داشته اما بدیهی است جهت دریافت و ارسال تصاویر با کیفیت بهتر میبایست از پهنای باند بیشتری استفاده نمود .
 با توجه به توانائی استفاده از بیشتر خطوط مخابراتی میتوان این سیستم را بر پایه خطوط مخابراتی , ISDN ,FIBER OPTIC , SATTELITE , WIRELESS , ETHERNET   و .... فعال نمود .
یکی از مهمترین عواملی که باعث شده توضیحات مفصلی در خصوص بستر مخابراتی ارائه گردد آن است که سیستم ویدئو کنفرانس بر پایه این بستر استوار میگردد و در حقیقت بستر مخابراتی نقض حیاتی در بقای ویدئو کنفرانس را دارا میباشد .
علاوه بر فشرده سازی تصاویر در سیستم  ویدئو کنفرانس بحث حفظ  امنیت اطلاعات مبادله شده بین چند نقطه فیزیکی از مهمترین عواملی است که باعث میگردد مدیران نسبت به استفاده از ویدئو کنفرانس محتاطانه عمل نمایند .
برخی از شرکتهای سازنده سیستم ویدئو کنفرانس نظیر SONY  از روش Encryption اطلاعات استفاده می نمایند بدین صورت که طرفین در ابتدای برقراری ارتباط نسبت به ورود یک کد بخصوص و یکسان اقدام مینمایند در واقع بکمک این روش نسبت به رمز گذاری اطلاعات اقدام مینمایند .
با این روش امکان هرگونه  شنود منتفی میگردد، چراکه جهت رمز گشایی داشتن کلید خصوصی رمز گذاری الزامیست .
پارامترهایی که در انتخاب سیستم ویدئو کنفرانس میبایست مدنظر قرارگیرد علاوه بر بستر مخابراتی ذکر شده مارک و نوع محصولی است که توسط کاربر انتخاب میگردد
توجه به این نکته ضروریست که بهترین مارک بهترین انتخاب نبوده و موارد نظیر گارانتی و پشتیبانی محصول و خرید از نمایندگان رسمی میبایست مد نظر قرار گیرد .
برخی از سازندگان سیستم ویدئو کنفرانس سخت افزارهایی  طراحی نموده اند که در نگاه اولیه  یک مانیتور LCD   بنظر میرسد اما با کمی دقت میتوان دریافت که یک دوربین در قسمت فوقانی و سیستم انتقال صدا در پائین مانیتور تعبیه شده است و در پشت آن قسمتی جهت اتصال به شبکه وجود دارد( ALL IN ONE  ). جالب آنکه سخت افزار فوق علاوه بر ارائه سرویس ویدئو کنفرانس همانند یک مانیتور معمولی نیز عمل می نماید و کاربر بر حسب نیاز خود میتواند از هر دو سرویس ویدئو کنفرانس , مانیتور و یا هر دو استفاده نماید .
کاربردهای سیستم ویدئو کنفرانس :
سیستم ویدئو کنفرانس با توجه به فراگیر بودن در عرصه جغرافیایی کاربردهای بسیار وسیعی داشته و هرروز بر گستره فعالیت آن افزوده میشود بصورت اختصار توضیحاتی در این خصوص ارائه میگردد .
مراکز آموزشی :
در بسیاری از کشورهای پیشرفته و صنعتی سیستم ویدئو کنفرانس یکی از ابزارهای کارآمد آموزشی بشمار میرود اکثر مراکز علمی و تحقیقاتی در ایلات متحده به سیستم های ویدئو کنفرانس تجهیز گشته و دانش پژوهان بدون نیاز به حضور فیزیکی در جلسات و نبود محدودیت زمانی و تعدد دانشجویان اقدام به یادگیری و مباحثه مینمایند  . آمار و ارقام نشان میدهد این سیستم نقش بسیار مهمی در کاهش هزینه های سفر اینگونه افراد داشته و یادگیری آنان به میزان قابل توجهی افزایش یافته است
عرصه تجارت:
بسیاری از شرکتهای چند ملیتی و یا مراکز تجاری که دارای شعب مختلف با پراکندگی جغرافیائی میباشند جهت کاهش هزینه های درون شهری و یا برون شهری خود با برقراری سیستم ویدئو کنفرانس اقدام به برگزاری جلسات خود در سطوح مختلف مدیریتی و کارشناسی مینمایند .
مراکز قضائی :
 
سیستم ویدئو کنفرانس در قوه قضائیه یک تحول بزرگ در نظامدادرسی و حفظ حقوق شهروندی است، با اجرای این طرح امور منتهی به فرار متهم وتبانی متهم با شهود حذف شده و علاوه بر این مقامات قوه قضائه و روسای مجتمع های قضاییمی توانند از داخل اتاق خود با هر متهمی که بخواهند صحبت کنند.
مراکز دولتی :
جلسات دولتی و کارشناسی با توجه به وضعیت ترافیک و اتلاف زمان، یکی از مهمترین مسائلی است که با استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس حل شده و اصحاب جلسات میتوانند بدون جابجائی فیزیکی از محل کار خود در جلسات حضور یافته و اقدام به رتق و فتق امور نمایند .
 
مراکز آموزشی :
سیستم فوق نقش خود را در مراکز آموزشی به اثبات رسانیده و مدت های مدیدی است که در کشورهای پیشرفته و صنعتی از این روش جهت حضور دانش پژوهان در جلسات آموزشی استفاده مینمایند . نبود محدودیت در تعداد دانش پژوهان در کلاسهای فوق , نبود محدودیت زمان و مکان , پرسش و پاسخ های مستقیم و محاوره ای , جذب اساتیدی که بواسطه ذیق وقت امکان حضور در جلسات برخی از مراکز علمی را پیدا نمی نمایند ,و از همه مهم تر کاهش هزینه دانش پژوهان و اساتید در سفرهای درون شهری و برون شهری از مهم ترین دلائای است که میتوان به بهانه آن رویکرد به روش فوق را مثبت ارزیابی نمود .
 
با استفاده از تکنولوژی فوق میتوان بجای جابجائی افراد دانش و توان تصمیم گیری آنان را منتقل و از حداکثر زمان استفاده نمود .